Terug naar casestudies

Met EVOLUTION heb je goud in handen

Rob Otterdijk,tandartspraktijk Dental Friends.

Mijn vrouw heeft in 1998 een praktijk overgenomen. In de tussentijd is het gegroeid naar een team van 10 mensen. We werken gedurende 6 dagen per week, dus ook op zaterdag zijn we geopend en op maandag en dinsdag werken we van 7 uur ’s-ochtends tot 9 uur ’s-avonds.

Het is een verbetering omdat het een totaalpakket is, waarbij je alle aspecten van je communicatie in je praktijk kunt afhandelen.

De effi ciëntie is verbeterd. Door bijvoorbeeld de agenda goed in te richten en op verschillende manieren de patiënt in staat te stellen de afspraak te boeken, hebben we een goed gevulde agenda. Wanneer er annuleringen zijn kunnen wij deze ook tijdig opvullen, door patiënten die op de wachtlijst staan te benaderen. Op die manier is de effi ciëntie zeker verbeterd.

Thrive was een heel leuke ervaring. De consultant heeft een hele hoop inzichten meegebracht en gedurende de training van 6 maanden, pak je steeds een nieuw onderwerp wat je met elkaar verdiept. Zo pak je bijvoorbeeld communicatie, die geef je vorm; hoe maak je brieven naar je patiënten, hoe maak je behandelplannen en hoe bied je ze aan aan je patiënten. EVOLUTION automatiseert dit, waardoor je in staat bent
die brieven ook heel snel te produceren. Het fi jne van Thrive is, dat je de gegevens niet alleen invoert en bewerkt, maar dat je kijkt naar de resultaten van je inspanningen.  De rapportages die eruit voortvloeien
geven je daadwerkelijk inzicht in welke mate je bent verbeterd.

En daarvoor is de hulp van een consultant heel fi jn, om te kijken: wat zijn de vervolgstappen die je kunt nemen om het nog verder te verbeteren.

We maken gebruik van de automatische recalls en het grote voordeel daarvan is dat je gedurende de maand, op het moment dat de termijn echt is verstreken, je op de dag nauwkeurig een uitnodiging verstuurt. Het tweede voordeel is dat we het niet hoeven te laten bij één uitnodiging. Wij sturen een maand voorafgaand aan de recalldatum een herinnering. Ook als de maand is ver streken en de patiënt nog niet is ge weest, sturen we nog een re minder per sms. Laat ik een ander aspect noemen wat het effect is op je planning: met de standaardbezetting van je receptie kan je de hele workfl ow van de maand af. Je hebt niet te maken met een piekbelasting. Dat heb je wel op het moment dat je één keer per maand een deel van je cliënten benadert, of ze allemaal benadert. Je krijgt dan in de eerste week veel telefoontjes, wat tot pijn en uitputting bij receptionistes leidt.

Als je daadwerkelijk rendement wil verbeteren en je wilt het ook professioneel, niet alleen op tandheelkundig gebied, maar ook op bedrijfsvoering gebied, zou ik zeker EVOLUTION aanraden. Je moet wel in de gaten houden dat EVOLUTION een softwarematige oplossing biedt; je moet zelf de in vestering doen om de kwaliteit van je data te verbeteren.

Bijvoorbeeld, stel dat je graag per sms mensen wil benaderen, dan moet je ook de moeite doen om alle mobiele nummers actueel te houden en dat ook gedurende een bezoek te checken als je ziet dat dat veld niet gevuld is. Maar als je het eenmaal hebt gevuld, dan heb je goud in handen want dan heb je een heel goede manier om je klanten actueel te benaderen.

Klik hier om deze casestudy te downloaden.